Datenschutzerklärung – Partnerportal

Gliederung nach den Pflichtangaben aus Art. 13 DSGVO (Informationspflicht bei Erhebung personenbezogener Daten bei der betroffenen Person selbst — das ist hier der Regelfall, da Sie Ihre Daten bei der Anmeldung selbst eingeben).

1. Verantwortlicher (Art. 13 Abs. 1 lit. a)

Kummert GmbH, Albert-Einstein-Str. 8, 97447 Gerolzhofen.
Geschäftsführer: Bernhard Kummert. HRB 5444 (Amtsgericht Schweinfurt).
Kontakt: info@kummert.de, +49 9382 9727-0.

2. Datenschutzbeauftragter (Art. 13 Abs. 1 lit. b)

datenschutz süd GmbH, Wörthstraße 15, 97082 Würzburg.
E-Mail: office@datenschutz-sued.de · Telefon: 0931 – 30 49 76 0.

3. Zweck der Verarbeitung und Rechtsgrundlage (Art. 13 Abs. 1 lit. c)

Das Partnerportal dient Handelspartnern zur Ersatzteilbestellung, zu Garantie- und Kulanzanfragen sowie zum Abruf von Produktdokumentation. Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des Vertrags mit dem Partnerunternehmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

4. Berechtigtes Interesse (Art. 13 Abs. 1 lit. d)

Soweit die Verarbeitung nicht unmittelbar der Vertragserfüllung dient, stützen wir uns auf unser berechtigtes Interesse an einer geordneten, nachvollziehbaren Geschäftsabwicklung mit unseren Partnern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5. Verarbeitete Datenkategorien

E-Mail-Adresse (für die Anmeldung), Zeitpunkt der letzten Anmeldung, Name und Kontaktdaten des Ansprechpartners, Auftrags- und Servicevorgangsdaten, sowie im Rahmen von Anfragen hochgeladene Dokumente und Anhänge (z. B. zu Garantie-/Kulanzfällen). Zusätzlich fallen beim Aufruf des Portals technisch bedingt Zugriffsdaten an (siehe Abschnitt 10).

6. Anmeldung per Einmal-Code

Die Anmeldung erfolgt über einen Einmal-Code, der an die hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet wird und nur kurze Zeit gültig ist. Es werden keine Passwörter der Partner gespeichert.

7. Cookies

Es werden ausschließlich technisch notwendige Cookies gesetzt: ein Sitzungs-Cookie, das die Anmeldung während der Nutzung aufrechterhält, sowie ein Sicherheits-Cookie zum Schutz vor Formular-Fälschung (CSRF-Schutz). Es findet keine Webanalyse und kein Tracking statt.

8. Empfänger der Daten (Art. 13 Abs. 1 lit. e)

Das Portal wird auf eigener Serverinfrastruktur im Firmennetz betrieben. Hochgeladene Dateien und Anhänge werden zusätzlich in einem Cloud-Speicher (Microsoft Azure) als Auftragsverarbeiter abgelegt.

9. Übermittlung in Drittländer (Art. 13 Abs. 1 lit. f)

Der eingesetzte Cloud-Speicher (Microsoft Azure) wird in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union betrieben. Eine Übermittlung Ihrer Daten in ein Drittland außerhalb der EU beziehungsweise des EWR findet dabei nicht statt. Begrenzte Übermittlungen zu Support- und Betriebssicherheitszwecken sind nicht vollständig auszuschließen; sie sind vertraglich durch die Standarddatenschutzklauseln der Europäischen Kommission abgesichert.

10. Speicherdauer (Art. 13 Abs. 2 lit. a)

Der Anmelde-Code ist 10 Minuten gültig, das anschließende Anmelde-Ticket 60 Sekunden. Ihre Sitzung wird nach 30 Minuten ohne Nutzung automatisch beendet.
Geschäftsdaten (Aufträge, Anfragen, Anhänge) werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung sowie ggf. bestehender gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gespeichert.

Maßgeblich sind je Unterlagenart die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen; gelöscht wird nach Ablauf der jeweils längsten greifenden Frist: Buchungsbelege und Rechnungen 8 Jahre (§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO), empfangene und abgesandte Handelsbriefe 6 Jahre (§ 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB), sonstige Vertrags- und Kontaktdaten ohne Aufbewahrungspflicht 3 Jahre (Regelverjährung, §§ 195, 199 BGB). Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Vorgang abgeschlossen wurde.

Zugriffsprotokolle unserer Webserver werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht. Auswertungsdaten der vorgeschalteten Web Application Firewall werden monatsweise gelöscht und dort längstens zwei Monate aufbewahrt; die technischen Protokolldateien der Firewall werden fortlaufend rotiert und dabei automatisch überschrieben. Länger aufbewahrt wird nur, was zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls benötigt wird.

11. Ihre Rechte (Art. 13 Abs. 2 lit. b)

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen die Verarbeitung.

12. Widerruf einer Einwilligung (Art. 13 Abs. 2 lit. c)

Im Portal findet keine auf Einwilligung gestützte Verarbeitung statt — nicht einschlägig.

13. Beschwerderecht (Art. 13 Abs. 2 lit. d)

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

14. Pflicht zur Bereitstellung der Daten (Art. 13 Abs. 2 lit. e)

Die Angabe einer E-Mail-Adresse ist zur Nutzung des Portals erforderlich, da die Anmeldung ausschließlich über diesen Weg erfolgt. Ohne diese Angabe ist eine Nutzung des Portals nicht möglich.

15. Automatisierte Entscheidungsfindung (Art. 13 Abs. 2 lit. f)

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.